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唐山学院行政公文处理办法(试行)
发布时间:2011-12-20  查看次数:

 

(院发200451号)
第一章 总则
第一条 为使我院的行政公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》,结合本院实际,特制定本办法。
第二条 公文是学院在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作,应做到及时、准确、安全。
第四条 学院办公室是学院行政公文处理的管理机构,负责学院的行政公文处理工作。
第二章 公文种类
第五条 适用于我院的行政公文种类主要有:
(一)决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员。
(二)通告
适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
(三)通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项;任免和聘用行政干部。
(四)通报
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
(五)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级的询问。
(六)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(七)批复
适用于答复下级部门的请示事项。
(八)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(九)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第六条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)发文机关应当使用全称或规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
(二)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,前两级公文应当标明份数序号。
(三)紧急公文应当标明“特急” 、“急件”。
(四)发文字号包括机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关发文号。
(五)上行文应当在首页注明签发人姓名。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)公文如有附件,应当在正文之后、成文日期之前,注明附件顺序和名称。
(八)公文除“会议纪要”外,应当加盖印章,联合上报的公文,由主办机关加盖印章,联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
(九)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十)文字应从左到右横写、横排。
第七条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mmX297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第八条 发文单位与受文单位的行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。
第九条 公文应逐级上报,严禁多头请示或报告。
第十条 “请示”应当一文一事,一般只写一个主送部门,如需同时送其他部门,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
第十一条 “报告”中不得夹带请示事项。
第五章 公文办理
第十二条 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、分发、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。发文办理一般包括草拟、审核、签发、印制、校对、用印、登记、分发等程序。
第十三条 对需要办理的公文,学院办公室应当及时提出拟办意见送领导批示,或者交有关部门办理。紧急公文,应提出办理时限。
第十四条 送学院领导批示或有关部门办理的公文,学院办公室要负责催办、查办,防止漏办和延误。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。
第十五条 凡以学院名义印发的正式公文,应由学院办公室统一登记、编号。各部门代学院起草的公文,经主管院领导签署意见后,交学院办公室审核,由办公室呈送院领导签发。
第十六条 各职能部门对上级业务部门对口发来的文件、会议精神、领导指示等,要及时将原件交办公室,由办公室转呈院领导,经领导批示后贯彻执行。
第十七条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。
(二)情况确实、观点明确、条理清楚、表述准确、文字精炼、书写工整、标点准确、篇幅力求简短。
(三)人名、地名、数字要引文准确,引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
(四)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为(一),第三层为“1”,第四层为“(1)”。
(五)应当使用国家法定计量单位。
(六)用词、用字要准确、规范。文内使用简称时一般应先用全称并注明简称。
第十八条 公文中的数字,除成文日期、部门结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第十九条 凡以学院名义对上级的请示、报告、事关全局重要的平行文或下行文,必须由院长签发,以学院名义下发的一般公文,由院长、副院长根据分工签发。
第二十条 草拟、修改和签批公文,应当用符合存档要求的钢笔,不得在文稿装订线外书写。
第二十一条 学院办公室在公文正式印制前,应认真做好复核工作。复核重点是:公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合规定;审批、签发手续是否完备;附件材料是否齐全等。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第二十二条 公文办理完毕后,应根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文定稿、领导签发稿和有关材料整理立卷。
第二十三条 公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理和利用。
第二十四条 联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。
第二十五条 公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关印章,视同正式文件妥善保管。
第二十六条 案卷应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交,个人不得保存应当归档的公文。
第二十七条 没有归档和存查价值的公文,经鉴定和主管领导批准可定期销毁。
第二十八条 公文销毁应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。销毁带有密级的文件时应当登记。
第七章 附则
第二十九条 本办法由学院办公室负责解释。
第三十条 本办法自公布之日起施行,凡与本办法不一致的其他规定,以本办法为准。
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电话(传真):0315-2792198